Базы данных: понятие, основные элементы. База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные.Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень Реляционная база данных, представляет собой двумерную таблицу. Элементы реляционной БД: Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и типом данных (текст, число, дата, логическое, счетчик) Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, Классификация баз данных: По характеру хранимой информации: - Фактографические (картотеки), - Документальные (архивы) По способу хранения данных: - Централизованные (хранятся на одном компьютере), - Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях). По структуре организации данных: - Табличные (реляционные), - Иерархические,

Интерфейс MS Office Access

Microsoft Office Access 2010

База данных в Access - это множество всех таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, составляющих законченную систему.

Объекты БД – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Кроме того, приложение Access содержит некоторые другие объекты, в.т.ч связи, свойства БД и спецификации импорта и экспорта.

Можно использовать Access для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать следующие элементы:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Файлы баз данных Microsoft Access

Отчет Форма

Файлы баз данных Microsoft Access

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

4. Отображение и печать данных осуществляется с помощью отчета.

Таблицы и связи

Таблица – хранилище данных; это отправная точка при создании приложения. Независимо от того, хранятся ли данные в БД Access или приложение ссылается на них путем связывания внешних таблиц, все прочие объекты Access прямо или косвенно ссылаются на таблицы.

Запросы

Запрос помогает находить и извлекать данные, удовлетворяющие заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц. Запрос можно также использовать для обновления или удаления нескольких записей одновременно и для выполнения предписанных или пользовательских расчетов на основе данных.

Штайнбах Светлана Евгеньевна

Цель:

• изучить сведения о современной СУБД Access 2010, освоить интерфейс Access и основные сведения о создании форм в Access 2010.

Задачи:

• Изучить назначение Access 2010, типы объектов БД.
• Познакомиться со способами создания новой БД
• Освоить приёмы создания независимых форм, которыми должны воспользоваться пользователи базы данных
• Научиться вносить исправления в форы и редактировать их содержание в режиме Конструктор и в режиме Мастер.

Данная работа позволяет ознакомиться с назначением и основными типами объектов СУБД MS Access , а также более подробно изучить один из объектов БД – формы.

СУБД Access 2010 – это совокупность данных и объектов, относящихся к определённой задаче и представляющих законченную систему.

Access работает со следующими типами объектов:

Таблицы содержат данные, отображают в привычном формате строки и столбцы. В терминологии Access строки называют записями, а столбцы – полями. Поэтому все столбцы таблицы имеют наименования полей (первая строка таблицы). Строки содержат данные в тех форматах, которые назначает им разработчик. Поэтому при определении реляционной базы данных (табличной) говорят, что она представляется в виде совокупности однотипных записей. База данных обычно состоит из нескольких таблиц, объединённых посредством, так называемых связей. Благодаря связям информация из одной таблицы становится доступной для другой, что позволяет обеспечить целостность данных.

Формы – это вариант представления на экране компьютера одной записи, что даёт возможность пользователю просматривать последовательно сведения из таблицы, осуществлять поиск и быстрый доступ к любой записи, а также осуществлять операции коррекции данных в записях и создавать новые записи (пополнять таблицу). Фактически, форму можно рассматривать, как некий интерфейс пользователя при работе с таблицами.

Запросы – есть не что иное, как инструмент для управления данными. С помощью запросов можно извлекать данные из одной или нескольких связанных таблиц, осуществлять логические и арифметические операции над данными, группировать данные в новые таблицы по определённым признакам.

Отчёты – средство для подготовки выходных файлов. Следует отметить, что слово отчёт прочно ассоциируется со словом «печать», тем не менее, среда генерации отчётов в Access позволяет сформировать конечный продукт в виде виртуальной формы. Любая выходная форма может быть отражена на бумаге или на экране компьютера в удобном представлении данных с использованием средств их форматирования, подведения итогов, фильтрации и графического преобразования в гистограммы и диаграммы.

Макросы – это простейшие программы, которые позволяют при обращении к заранее созданным запросам, формам, отчётам, выполнять определённые действия. В Access макрос не создаётся с помощью макрорекордера, а назначается разработчиком. Т. е. для создания макроса необходимо обратиться к режиму конструктора, в котором появляется возможность выбора действия и аргументов макроса.

Модуль – содержит одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic for Application . С помощью модулей можно решить широкий класс задач по поиску и преобразованию информации в базе данных.

Формы – это вариант представления на экране компьютера одной записи.

• Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде.
• При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие
• Формы могут содержать рисунки, графики, фото и др. объекты.

База данных разрабатывается для того, чтобы её содержимым и возможностями пользовались представители различных подразделений организации. Их интересует удобный интерфейс, который позволяет осуществлять просмотр данных, их актуализацию, находить определённые фрагменты с помощью типовых запросов или более интеллектуальных средств.

• В Access 2010 форма является самостоятельным объектом, который хранится внутри базы. При разработке базы данных следует воспользоваться различными способами создания формы, которые предлагаются на вкладке «Создание» панели Access .

• В зависимости от постановки задачи, разработчик выбирает вариант создания интерфейса пользователя для работы с данными базы. Самым быстрым способом создания форм являются:

• использование мастера форм
• самостоятельное создание формы с помощью Конструктора
• самостоятельное создание формы в режиме Пустая форма.

• На вкладке «Создание» панели базы данных щёлкните левой кнопкой мыши по пиктограмме.
• В открывшемся окне перенесите те поля в правое окно, которые потребуются в форме.
• На следующем шаге выберите форму представления данных
• Задайте имя форме
• Запустите форму на исполнение. На форме отображаются данные только одной записи, внизу находится окно навигатора, в котором указано количество отобранных записей и номер просматриваемой записи.

Неудобством использования Мастера форм заключается в том, что все поля, которые были заданы для вывода, оформлены без участия разработчика. Следовательно, придётся входить в режим коррекции для доведения внешнего вида формы до того вида, который удовлетворяет разработчика. Безусловно, удобство использования Мастера заключается в скорости создания формы.

• Для создания формы с помощью Конструктора на панели щёлкните по пиктограмме [ Добавить поля ] , слева от формы появится список полей.
• Перенос необходимых наименований полей на форму осуществляется захватом левой кнопкой мыши имени поля в окне «Список полей», с последующей буксировкой его на форму.
• Размеры, стиль представления информации, цветовая гамма, положение и другие свойства, можно изменять, используя ярлык «Формат» или окно свойств.
• Обратите внимание, что в форме, которую используют для просмотра данных, внизу имеется панель с инструментами, позволяющие осуществлять пролистывание записей из формы, а так же в окно «Поиск» вводить поисковые предписания, что бы быстро найти необходимую запись.

Созданная форма в режиме Конструктор, позволяет дополнять исходную таблицу данными только в том случае, если на ней присутствуют поля, контролируемые в таблице источнике.

• Разрабатывать форму для добавления в таблицу записи или вносить изменения в данные, удобно на основе пустой формы. Проектирование которой, начинается щелчком левой кнопкой мыши по пиктограмме на вкладке «Создание».
• Создайте пустую форму, из окна «Список полей» перенесите на форму все необходимые поля таблицы.
• Измените дизайн созданной формы, это можно выполнить разными способами, например, открыть вкладку «Главная» и воспользоваться панелью «Форматирование текста», выделяя необходимое поле. Другой способ форматирования – воспользоваться режимом Конструктор, для этого перейдите в этот режим, нажав на значок, который находится внизу формы (справа). Можно воспользоваться и третьим способом, остаться в режиме макета (пиктограмма), и открыть окно свойств, в котором изменить параметры формы и элементов на ней.
• Сохраните форму, задав ей имя

• Microsoft Access 2010 - это простота. Access 2010 позволит вам максимально эффективно работать с данными - для этого не нужно быть специалистом по базам данных. Благодаря новым добавленным базам данных это приложение улучшает взаимодействие с данными, упрощая процессы их отслеживания, совместного использования и создания отчетов.

Литература

• С.В. Одиночкина. Разработка баз данных в Microsoft Access 2010 - Спб: НИУ ИТМО, 2012. – 83с.
• Е.М. Карчевский, И.Е. Филиппов, Access 2010 в примерах, учебное пособие.
• http://pavlov-rags.narod.ru/Accsess2010/HTML_doc/

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд

Описание слайда:

Система управления базами данных Microsoft ACCESS Выполнила: Павлова А.А. Гр. 331-ЛД Проверила: Тунакова Г.А. Презентация

2 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Таблицы - это основные объекты любой базы данных. В таблицах хранятся: все данные, имеющиеся в базе, структура базы (поля, их типы и свойства). Объект (закладка) таблицы Способы создания

3 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Запросы - эти объекты, служащие для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных по заданному критерию, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. Объект (закладка) запросы

4 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Формы - это средства для ввода данных или просмотра данных. Предоставляют пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Закладка «Формы»

5 слайд

Описание слайда:

Объекты СУБД Access Отчеты предназначены для вывода данных на печатающее устройство (например,принтер). В них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.). Макросы автоматизируют выполнение конкретной операции БД без программирования. Модули содержат программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Страницы доступа предназначены для просмотра и работы через Интернет с данными, хранящимися в базах данных MS Access или MS SQL Server.

6 слайд

Описание слайда:

Типы данных Microsoft Access Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Числовой - тип данных для хранения действительных чисел. Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

7 слайд

Описание слайда:

Типы данных Microsoft Access Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа дан­ных, а не настройку числового типа. Счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей. Логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

8 слайд

Описание слайда:

Типы данных Microsoft Access Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например мультимедийных, вставляемых внедрением или связыванием (OLE). Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно медленной). Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне. Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

9 слайд

Описание слайда:

Средства создания объектов базы данных СУБД Microsoft Access СУБД Microsoft Access предоставляет несколько средств создания основных объектов: ручные - разработка объектов в режиме Конструктора; автоматизированные - разработка с помощью программ-мастеров; автоматические - средства ускоренной разработки простейших объектов.

10 слайд

Описание слайда:

Средства создания объектов базы данных СУБД Microsoft Access Рекомендации по применению средств создания объектов: При разработке учебных таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства - работать в режиме Конструктора. Использование мастеров ускоряет работу, но не способствует освоению понятий и методов. При разработке учебных форм, отчетов и страниц доступа лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Дизайн этих объектов трудоемок, поэтому его лучше поручить программе, а учащемуся сосредоточиться на содержательной части работы.

11 слайд

Описание слайда:

12 слайд

Описание слайда:

Создание структуры таблиц БД В окне базы данных выбрать объект Таблицы Выбрать пункт Создание таблицы в режиме конструктора В окне конструктора указать имя поля и тип данных Определить первичный ключ таблицы

13 слайд

Описание слайда:

14 слайд

Описание слайда:

Установление связей между таблицами Меню Сервис – Схема данных Добавить таблицы, участвующие в связях и закрыть окно Добавить Отбуксировать поле таблицы Студент на соответствующее поле таблицы Книги.

15 слайд